Nieuwsbrief : dit is de allereerste keer !

Ahoi !

De eerste nieuwsbrief, oef...

"Communication is key", et voila, dus hebben we de moeite gedaan om de communicatie een beetje te stroomlijnen. Dit is dus de eerste nieuwsbrief voor de beta testers die we uitsturen. Geen zorgen maken dat we jullie dagelijks of wekelijks hiermee lastig vallen. We communiceren regelmatig op individuele basis maar soms hebben we wat te vertellen tegen iedereen over waar we staan en waar we naartoe willen.

My name is ...

Een naam.... maanden het hoofd over gebroken en je kan het zo gek niet bedenken of de domeinnaam was genomen. Cashcowboys.com was al besproken en moneymonkeys.com ook, laat staan elke variant op 'invoice' of 'factuur'. KOMA Invoicing en link invoicing.koma.be was altijd maar een tijdelijke stek. Eerst gingen er nog stemmen op ten voordele van kwikkel.com maar uiteindelijk is de beslissing gevallen en de naam wordt :

Billable Contacts Better than friends

De nieuwe webstek wordt dan ook www.billablecontacts.com. De naam dekt de lading. Factureer je contacten en omdat vriendschap ook heel waardevol is, gaan we werk hebben om ons product beter te maken ! Je kan ons nu ook mailen op info@billablecontacts.com. Nu nog een logo en een wat artwork ... Indien iemand daaromtrent suggesties of goede contacten heeft, dan is dat meer dan welkom.

Nieuwe features !

Hard gewerkt de laatste dagen om een release die al enkele weken in de pijplijn zat, de deur uit te krijgen. Belangrijkste nieuwe feature is dat je nu je facturen kan uitsturen via e-mail. Bij de instellingen is nu een nieuw tabmenu beschikbaar 'Email'. Hier kan je naar hartelust e-mail sjablonen aanmaken met dynamische velden. De lijst met dynamische velden is bij aanmaak van een sjabloon beschikbaar met een eenvoudige invoerfunctie. Heb je bijvoorbeeld anderstalige klanten, dan kan je een sjabloon in het Engels of Frans aanmaken. Je begeleidende e-mail hoef je dan maar eenmalig voor te bereiden. Elke gebruiker beschikt bij aanvang reeds over twee sjablonen om mee uit te mailen :

notificatie
een e-mail sjabloon om een nieuwe factuur te versturen
herinnering
een e-mail sjabloon waarbij je je klant erop wijst dat een factuur achterstallig is

De voorbeeld sjablonen demonstreren al een beetje de mogelijkheden om logica in een sjabloon te verwerken. Die mogelijkheden om logica te verwerken binnen een sjabloon zijn nog veel uitgebreider. Hierover is meer uitleg en relevante links te vinden in de pagina gewijd aan templates.

Behalve deze feature hebben we nog wat gepoetst aan de interface, een aantal ernstige en minder ernstige bugs opgelost en hier en daar geschaafd aan de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Niet allemaal even spectaculair maar we geloven nogal in The Toyota Way.

Eerste horde in zicht : BTW aangifte 2013Q1

De eerste BTW aangifte komt eraan. Wie kan bij de boekhouder zijn gegevens electronisch bezorgen en in welk formaat wil je boekhouder dit ? Of eventueel een export naar Excel. Welke gegevens moeten dan in deze Excel opgenomen zijn ? Stuur maar door !

Hebben jullie Google drive al op jullie PC/MAC geinstalleerd ? Met dit programma van Google wordt een copy van je bestanden uit de 'cloud' gesynchroniseerd op jullie lokale hard disk. Je facturen dus ook. Als je dan toch alle facturen tegelijk wil printen, dan kan je dat door de factuur bestanden te selecteren en allemaal te slepen naar jullie printer icoontje. We horen graag alle feedback hierover.

In ieder geval is het onze zorg dat een BTW aangifte snel en makkelijk is, en niet meer dat moment waarop je spontaan begint te procrastineren. Misschien bereiken we dat nog niet dit eerste kwartaal, maar tenminste willen we de pijnpunten kunnen identificeren. Daarom is altijd alle feedback welkom !

Word (DOCX) documenten uitsturen, bah !

Momenteel worden de facturen aangemaakt in Word (DOCX) formaat want ook de sjablonen zijn in Word (DOCX) formaat. Het voordeel is dat je een echt krachtige tool (Microsoft Word) kan gebruiken om ingenieuze en knappe sjablonen te maken. Het duidelijke nadeel is dat je na het 'mergen' een factuur bekomt, die ook in dit formaat is. Nu kan je vanuit Google drive je factuur wel downloaden als PDF, maar nog niet vanuit de applicatie als PDF versturen.

Daar moet dus verandering in komen, en een van de eerste features op het menu is dan ook het optioneel converteren naar PDF van je factuur bij het printen. Stay tuned !

Consolideren

Hier volgt een lijstje met punten die beter moeten. We willen daarom voor de volgende release focussen op verbetering van de gebruiksvriendelijkheid voor bestaande features en procedures. Welke punten in welke volgorde kunnen we nog niet zeggen maar we horen graag van jullie wat jullie belangrijk vinden. De klant en iets met koning...

lijsten sorteren en zoeken
de lijsten staan werken wel, maar minstens sorteren is een gemis. De lijsten zijn nu gesorteerd a.d.h.v. welke contact of factuur het laatst gewijzigd werd. Voor facturen is minstens sorteren op factuur datum, vervaldag, bedrag een must. Helaas is dit geen triviale implementatie is de wereld van 'cloud' data, maar moeilijk gaat ook. Verder is zoeken op contacten of op de klant van een factuur ook nog problematisch als je vaak gebruikt maakt van de geintegreerde BTW service omdat dan al je klanten met BVBA of NV beginnen. Idem dito voor het zoeken in contacten.
BTW service
De geintegreerde BTW service vinden we zelf een coole feature. Maar helaas weigert de achterliggende service regelmatig dienst, en dan vooral voor Belgische BWT nummers. We krijgen dan als resultaat MS_UNAVAILABLE, wat wil zeggen dat de member state service niet beschikbaar is. We gaan proberen dat duidelijker naar voren te brengen in een verstaanbare boodschap. De onderbreking is meestal maar tijdelijk.
Bulk acties
Sommige procedures zijn al te omslachtig, toch als je meer dan één factuur per maand maakt. Je zou bijvoorbeeld vanuit de lijst een aantal bulk acties moeten kunnen uitvoeren zoals factuurnummer toekennen, betaald markeren, printen, e-mailen enz. Nog een stevige brok werk. Een ander voorbeeld van een te complexe procedure : je moet eerst printen voor je kan e-mailen.
Interface structuur
De nieuwe e-mail feature is weliswaar geintegreerd in de applicatie via tabs onderaan maar we zijn niet tevreden over hoe en waar en al helemaal niet zeker of het allemaal wel zo vanzelfsprekend is. Een 'vernieuw' functie ontbreekt ook om te kunnen volgen op een e-mail wel foutloos is verstuurd. Dat kan beter. We broeden op enkele ideeën daaromtrent. Wat denken jullie ?
Organisatie van bestanden
Je print je facturen naar je Google Drive en dat is mooi. Maar wat als je je Google Drive ook intensief gebruikt voor je andere document (een aanrader!). Dan wordt het wel een beetje een onoverzichtelijk. Dus een beetje structuur brengen hierin - door minstens te kunnen aanduiden onder welke folder je wenst dat de applicatie documenten wegschrijft - staat bovenaan ons lijstje.

I had a dream

Aan de 'wish list' met features komt geen einde als we onze fantasie op zijn beloop laten gaan. Maar sommige ideeën zijn toch al rijper dan andere :

sjablonen everywhere
momenteel kunnen sjablonen aangemaakt worden met dynamische velden van een factuur. We willen dit doortrekken naar sjablonen voor contacten, voor een lijst van contacten, voor een lijst van facturen, voor... ? Op die manier kunnen we bijvoorbeeld enveloppe sjablonen voorbereiden. Of een contract opstellen tussen contacten. Of een bestellingsoverzicht per klant per kwartaal. Bedenk maar wat. Zien jullie de mogelijkheden ?
abonnement
Aahh.. recurring revenue. Van het beste in Gods schepping maar vaak een hel om op te volgen en te factureren. De idee is om deze informatie veeleer bij de klant te stockeren en daarna te consolideren naar een factuur, versus - zoals veel concurrerende pakketten - een factuur aan te duiden als 'herhaal elke zoveel'. Je zou dan een maandelijks abonnement jaarlijks kunnen factureren en als één factuur item laten aanmaken. Maar dit eitje is nog niet helemaal uitgebroed... . Suggesties ?
Bidirectionele sync
Je kan nu wel al je contacten factureren maar de informatie die je toevoegt aan je contacten zit nog opgesloten in de applicatie. Is het niet veel cooler om het adres van een klant toe te voegen die zelfde informatie later te kunnen gebruiken om ernaartoe te rijden met de navigatie tool op je Android phone. Dus moet de informatie terugkeren naar je Google contacts. Op de wish list dus.
Meerdere gebruikers en rollen
Tot op heden is het simpel. Elk e-mail adres is een aparte login, maar voor zelfs de kleinste KMO is dit niet werkbaar. Je wil je Google account niet delen met derden, ook niet binnen dezelfde firma. Dus het moet mogelijk worden om met verschillende Google accounts binnen dezelfde omgeving te werken. Als we dan even doordraven, het is vast wel handig om je boekhouder met leesrechten toegang te geven... . Dit gaat wel tijd kosten.
Timesheet
En omdat we het wiel niet opnieuw willen uitvinden, gaan we toch geen nieuwe agenda applicate bouwen. De gegevens uitlezen uit je Google agenda is de bedoeling. De lijst groeit maar aan ...
Multi-lingual
Pablo espanol? Que ? Wij alvast nog niet :-(

Dit is maar een snelle greep uit onze middellange en lange termijn ideeënbus. Zelf betere ideeën ? Laat maar komen ...

Beta testers, beta testers, beta testers !

Momenteel zijn jullie met 15 échte beta testers. Maar we willen dat graag nog stevig optrekken. Dus zie je een collega een factuur maken in Excel of Word, spreek dan wijze woorden en stuur hen door naar www.billablecontacts.com. De voorwaarden zijn ongewijzigd in jullie voordeel :

  • een gratis service met alle features
  • persoonlijke support
  • inbreng in de feature set

In ruil verwachten we feedback en later bereid zijn een 'Super top !!' five star rating met je naam en toenaam laten plaatsen op onze website.

Dat was het dan ...

voor een eerste nieuwsbrief. We willen jullie alvast nog eens bedanken om met ons in zee te gaan !

// Share

Tell friends and colleagues how you feel about Billable Contacts

// Keep in touch !

Be the first to know what's boiling. Learn about new features. Interact with us.